Sopimussiivouksessa yrityksen tulee huomioida tarkasti palvelun sisältö, laadunvalvonnan käytännöt ja viestintätavat, jotta vältetään piilokulut ja varmistetaan tilojen jatkuva puhtaus. Hyvä sopimus on selkeä ja yksityiskohtainen, toimien kumppanuuden perustana.
Kun valitset siivouskumppania, sopimus on työkalusi, jolla varmistat, että tilasi pysyvät jatkuvasti puhtaina ja edustavina. Käymme läpi kohdat, jotka meidän kokemuksemme mukaan on välttämätöntä tarkistaa ennen nimen laittamista paperiin.
Palvelun sisältö: Mitä todella siivotaan ja kuinka usein?
Epämääräinen sopimus on varmin tie pettymykseen. Pelkkä maininta ”toimistotilojen siivous” ei kerro mitään. Onnistunut yrityssiivous perustuu aina yksilölliseen suunnitelmaan.
Siivoussuunnitelma: enemmän kuin pelkkä tehtävälista
Jokainen tila on erilainen. Kuntosalin, toimiston ja tuotantolaitoksen siivoustarpeet poikkeavat toisistaan täysin. Siksi sopimuksen liitteenä tulee aina olla kohdekohtainen siivoussuunnitelma. Se määrittelee tarkasti:
- Siivottavat alueet ja pinnat: Mitkä tilat kuuluvat sopimukseen? Entä mitkä rajataan ulkopuolelle?
- Tehtävät ja menetelmät: Mitä tehdään (esim. imurointi, lattioiden pesu, pintojen pyyhintä) ja millä välineillä sekä aineilla?
- Siivoustiheys: Kuinka usein eri tehtävät suoritetaan? Esimerkiksi aulat ja WC-tilat voivat vaatia päivittäisen siivouksen, kun taas harvemmin käytetyt neuvotteluhuoneet siivotaan viikoittain.
Ilman tätä tarkkuutta syntyy helposti erimielisyyksiä siitä, kuuluuko esimerkiksi ovenkahvojen desinfiointi tai jalkalistojen pyyhintä sovittuun hintaan.
Ylläpitosiivous vs. perussiivous
Sopimuksessa on tärkeää erotella selkeästi säännöllinen ylläpitosiivous ja harvemmin tehtävät perus- tai erikoissiivoukset. Ylläpitosiivous pitää tilat jatkuvasti siisteinä, kun taas perussiivouksella palautetaan pintojen alkuperäinen puhtaustaso.
Varmista, että sopimuksesta käy ilmi, mitkä seuraavista kuuluvat kiinteään hintaan ja mitkä tilataan erikseen:
- Ikkunanpesu
- Lattioiden vahaus tai peruspesu
- Tekstiilimattojen syväpuhdistus
- Yläpölyjen puhdistus
- Muut erikoistyöt
Tämä selkeys säästää yllättäviltä lisälaskuilta.
Kuinka usein toimisto kannattaa siivota?
Siivoustiheys riippuu täysin tilojen käyttöasteesta, henkilöstömäärästä ja halutusta siisteystasosta. Tässä nyrkkisääntöjä:
- Päivittäin: Vilkkaat aulat, vastaanottotiskit, keittiöt, saniteettitilat ja muut yhteiskäytössä olevat tilat.
- 2–3 kertaa viikossa: Useimmat toimistot, joissa on kohtalainen henkilömäärä ja asiakasliikennettä.
- Kerran viikossa: Pienemmät toimistot, joissa on vähän työntekijöitä eikä juurikaan ulkopuolisia kävijöitä.
Sopimuksen tulee olla joustava. Jos yrityksesi toiminta muuttuu, siivoussuunnitelmaa ja -tiheyttä pitää pystyä päivittämään helposti.
Laadunvalvonta ja reklamaatiot – Varmista, että saat mitä tilaat
Hyväkään suunnitelma ei auta, jos sen toteutusta ei valvota. Huono siivous tulee kalliiksi reklamaatioiden ja uusintakäyntien kautta. Siksi sopimuksessa on määriteltävä, miten laadun toteutumista seurataan.
Miten laadunvalvonta toimii käytännössä?
Laadunvalvonta ei ole asiakkaan tehtävä, vaan sen kuuluu olla osa siivousliikkeen palvelua. Sopimuksessa tulisi kirjata:
- Säännölliset laaduntarkastukset: Kuka tekee tarkastukset (esim. siivousliikkeen palveluesimies), kuinka usein ja miten ne dokumentoidaan?
- Asiakaspalautteen kanavat: Miten ja kenelle ilmoitat mahdollisista puutteista?
- Yhteyshenkilö: Kuka on nimetty yhteyshenkilönne siivousliikkeessä?
Meillä laadun seuranta on jatkuva prosessi, jossa palveluesimies tekee säännöllisiä kierroksia kohteissa ja käy avointa keskustelua asiakkaan kanssa. Tavoitteena on korjata poikkeamat ennen kuin niistä ehtii tulla ongelmia.
Reklamaatioprosessi: Nopea reagointi on kaiken A ja O
Virheitä sattuu parhaillekin. Oleellista on, miten niihin reagoidaan. Sopimuksessa tulee määritellä:
- Reagointiaika: Kuinka nopeasti siivousliike sitoutuu vastaamaan reklamaatioon ja korjaamaan virheen?
- Hyvityskäytännöt: Miten toistuvat laatuongelmat hyvitetään? Onko kyseessä hinnanalennus vai korvaava työ?
Luotettava kumppani ei selittele, vaan hoitaa asian kuntoon ripeästi ja ammattitaidolla.
Hinta, ehdot ja vastuut
Hinta on luonnollisesti tärkeä osa sopimusta, mutta sen osatekijät on ymmärrettävä tarkasti. Halvin tuntihinta ei takaa edullisinta kokonaiskustannusta.
Mistä hinta muodostuu?
Sopimussiivouksen hinta voi olla tuntiperusteinen tai kiinteä kuukausihinta. Varmista, että tarjouksesta ja sopimuksesta selviää:
- Mitä hintaan sisältyy? Kuuluvatko perussiivousaineet, välineet ja koneet hintaan?
- Arvonlisävero: Onko hinta ilmoitettu verollisena vai verottomana? Yrityksille myytävien siivouspalveluiden yleinen arvonlisäverokanta on 25,5 % (tilanne 2026). Arvonlisäverovelvollinen yritys voi yleensä vähentää tämän veron omassa verotuksessaan.
- Mahdolliset lisäkulut: Veloitetaanko matkakuluista, hälytyskäynneistä tai erikoistarvikkeista erikseen?
Selkeä hinnoittelu ilman piilokuluja on reilun kumppanuuden merkki. Me teemme aina maksuttoman kohdekartoituksen, jonka pohjalta annamme selkeän tarjouksen.
Sopimuksen kesto ja irtisanomisehdot
Yleisimmät sopimustyypit ovat toistaiseksi voimassa oleva ja määräaikainen sopimus.
- Toistaiseksi voimassa oleva sopimus on joustava. Tarkista irtisanomisaika – yleensä se on 1–3 kuukautta.
- Määräaikainen sopimus sitoo molempia osapuolia sovitun ajan, esimerkiksi vuodeksi. Se voi tarjota ennustettavuutta hinnalle, mutta vähentää joustavuutta.
Varmista, että ymmärrät, miten ja millä ehdoilla sopimuksesta voi irtautua, jos yhteistyö ei suju.
Vakuutukset ja vastuut
Ammattimaisella siivousyrityksellä on aina toiminnan vastuuvakuutus. Se korvaa mahdolliset vahingot, joita siivoustyön aikana aiheutuu asiakkaan omaisuudelle. Tarkista, että sopimuksessa on maininta vakuutuksen voimassaolosta. Lisäksi on hyvä kirjata vastuut esimerkiksi avainten hallinnasta ja kulkuoikeuksista.
Siivoushenkilöstö ja käytännön järjestelyt
Lopulta laadun tekevät ihmiset. Siksi myös henkilöstöön liittyvät asiat on hyvä huomioida sopimuksessa.
Kuka siivoaa ja milloin?
Sopimuksessa voidaan määritellä, tehdäänkö siivous päivä- vai ilta-aikaan tai viikonloppuisin. Useimmat yritykset suosivat siivousta toimistoajan ulkopuolella, jotta se ei häiritse työntekoa. On tärkeää sopia kulkuoikeuksista ja hälytysjärjestelmien käytöstä.
Sopimukseen on hyvä kirjata myös vaatimus perehdytyksestä. Ammattitaitoinen siivouskumppani huolehtii, että heidän työntekijänsä tuntevat kohteen erityispiirteet, turvallisuusohjeet ja asiakkaan toiveet.
Salassapito ja luotettavuus
Siivoojat liikkuvat tiloissa, joissa voi olla luottamuksellista tietoa. Siksi on ehdottoman tärkeää, että siivousliikkeen henkilöstö on luotettavaa ja sitoutunut salassapitovelvollisuuteen. Tämä on usein mainittu siivouspalveluiden yleisissä sopimusehdoissa, mutta asian voi myös kirjata erikseen omaan sopimukseen.
Kun nämä kohdat on käyty läpi huolellisesti, voit allekirjoittaa sopimuksen luottavaisin mielin. Hyvin tehty sopimus on lähtökohta pitkälle ja tulokselliselle kumppanuudelle, joka takaa puhtaat, viihtyisät ja turvalliset tilat yrityksellesi.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä jos tarvitsemme siivousta sovittujen aikojen ulkopuolella?
Äkilliset tarpeet, kuten juhlien jälkeinen siivous tai kaatuneen kahvin aiheuttama sotku, hoidetaan yleensä erillisveloituksella. Hyvän kumppanin kanssa menettelytavoista sovitaan etukäteen. Tarkista sopimuksesta, miten lisätöistä ja hälytysluonteisista keikoista veloitetaan ja mikä on palveluntarjoajan luvattu reagointiaika.
Onko siivousliikkeellä velvollisuus käyttää ekologisia pesuaineita?
Ei automaattisesti, ellei siitä ole erikseen sovittu. Jos ympäristöarvot ovat yrityksellesi tärkeitä, kirjaa vaatimus ympäristömerkittyjen tai biohajoavien aineiden käytöstä sopimukseen. Ammattitaitoiset siivousliikkeet osaavat suositella tehokkaita ja ekologisia vaihtoehtoja ja huolehtivat oikeasta annostelusta, mikä sekin säästää ympäristöä.
Mitä tarkoittaa työturvallisuusvastuu yhteisellä työpaikalla?
Siivousliike vastaa omien työntekijöidensä työturvallisuudesta, kuten suojavarusteista ja perehdytyksestä. Asiakasyrityksen vastuulla on kuitenkin huolehtia työpaikan yleisestä turvallisuudesta ja tiedottaa siivoojia tiloissa piilevistä riskeistä (esim. liukkaat lattiat, kemikaalivaarat). Selkeä viestintä ja yhteistyö on avain turvalliseen työympäristöön kaikille.